Meldingsformulieren

Formulieren nemen een belangrijke rol in bij het gemiddelde bedrijf. De trend is momenteel dat het oerwoud aan papieren formulieren drastisch afneemt, maar veel bedrijven hebben niet of slechts beperkt een oplossing voor de digitale vervangers. Zo worden veel formulieren één op één overgezet naar PDF, MS Word of Excel. Alle drie kennen deze als nadeel dat bij het gemiddelde bedrijf de formulieren in tweede instantie opnieuw door mensen bekeken en overgenomen moeten worden op een totaal lijst. In dat opzicht is er niet veel veranderd ten opzichte van het papieren oerwoud.

Metaphorum Meldingsformulieren kan bij verreweg de meeste soorten formulieren gebruikt worden om op een snelle wijze een digitale variant te genereren, die op alle apparaten met een browser in te vullen is. Er kan dus ingevuld worden vanaf tablet, telefoon, laptop, pc, maar bijvoorbeeld ook Chromebook. Er is geen afhankelijkheid van MS Office of (Acrobat)reader software. Ook is het onmogelijk dat eindgebruikers “het formulier aanpassen”, wat in MS Office een zeker risico kan zijn.

Specificaties van de software:

  • Draait geheel vanaf een metaphorum server, geen installatie van software nodig.
  • Alle apparaten met een browser (tablet, telefoon, laptop of PC) kunnen hier gebruik van maken.
  • SSL beveiliging: alle communicatie met de server verloopt versleuteld. (Dit is een vereiste voor formulieren met privacy gevoelige informatie!)
  • Uitvoermogelijkheden naar email, database of de Metaphorum Project Manager.

Mogelijk gebruik:

  • Meldingsformulieren kwaliteit, zoals bijvoorbeeld klachtmeldingen, incidentmeldingen (“MIC meldingen”) en afwijkingsregistraties.
  • Declaratieformulieren, zoals onkosten, kilometers, overuren en reiskosten OV.
  • Formulieren personeelszaken zoals ziek- en herstelmeldingen, mutatie stamgegevens werknemer, aanvragen atv/vakantiedagen.
  • Cliënt formulieren zoals “Telefonische aanmelding nieuwe cliënt”, “Wijziging stamgegegeven cliënt” of annuleren afspraak.
  • Maatwerk allerlei. Enquêtes, contactformulieren website, voetbal poule, OR verkiezingen, enz.

Er is geen specifieke kennis vereist. De medewerkers van Metaphorum kunnen maatwerkformulieren snel in elkaar zetten, meestal dezelfde dag nog. Neem eens contact op met Talentum / Metaphorum en loop samen de formulieren van het bedrijf eens door om te zien hoeveel papier er bepaard kan worden…

Verschil met andere oplossingen voor formulieren:

Niets installeren

Er is geen speciale software nodig: alle telefoons, tablets, laptops en PC’s kunnen er “out of the box” mee werken.

Intelligente formulieren

De formulieren passen zich tijdens het invullen aan op basis van input.

Uitgebreide controlemogelijkheden

Controle op consistentie, gebruik van rekenvelden en formules mogelijk.

Beveiliging

Gebruikers kunnen het formulier niet aanpassen.

Data verwerken

Automatisch antwoorden collecteren en/of exporteren.

Geen kennis voor invullen nodig.

Niet meer kiezen voor “opslaan als..” en dan doormailen. Klik op versturen, en alles is klaar.

Formulier kan realtime gewijzigd worden.

Geen rondzwervende oude versies van formulieren.

Afhandeling per formulier wijzigen

Maatwerk-code uitvoeren na het indienen van een formulier. (Automatisch acties uitvoeren op basis van ingevulde waardes, zoals een verzoek om informatie-formulier op de website gelijk doorsturen aan afdeling verkoop indien bepaalde antwoorden ingevuld zijn)

Project Manager koppeling

Koppeling met Metaphorum Project Manager voor verdere afhandeling.